Welke soorten elektronische handtekeningen ondersteunt Quill?

Quill ondersteunt:

• Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) via eID of itsme®.
• Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES), o.a. met SMS-OTP.
• Organisatiezegels (seals) voor documenten die door een rechtspersoon worden ondertekend.

Kan ik iemand in het buitenland laten ondertekenen?

• Quill-uitnodigingen kunnen wereldwijd worden verstuurd.
• Voor ondertekenaars buiten België zijn doorgaans SMS-OTP of andere eIDAS-compatibele methodes het meest geschikt.
• itsme® is beschikbaar in België en in o.a.: Nederland, Luxemburg, Estland, Frankrijk, Ierland, Italië, Portugal, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen, Zweden, Finland, Denemarken, IJsland, Oostenrijk, Bulgarije, Tsjechië, Griekenland, Hongarije, Polen en Slowakije.
• Dit sluit aan bij de eIDAS-verordening, die digitale identiteitsmiddelen binnen de EU interoperabel maakt.

Wat als een ondertekenaar dezelfde mailbox deelt met iemand anders?

Quill kan identity-persisting via itsme® uitschakelen. Zo wordt bij elk ondertekenmoment een nieuwe itsme-authenticatie afgedwongen, ook als het e-mailadres gedeeld is (bijv. titularis en gemachtigde).

Kan iemand zonder Belgische eID-kaart een document ondertekenen?

Personen zonder Belgische eID-kaart kunnen ondertekenen met een digitale zegel, eventueel gecombineerd met multi-factor authenticatie, zoals OTP per SMS of OTP per e-mail.

Welke bestandsformaten ondersteunt Quill?

Quill ondersteunt PDF als input, evenals DOC, PPT, XLS, JPEG … Het is aanbevolen om PDF/A-1b te gebruiken om de layout op lange termijn te bewaren.

Wat is de maximale bestandsgrootte?

Per document tot 100 MB. Voor grotere documenten (bv. architectenplannen) adviseren we optimalisatie of splitsing.

Kunnen we placeholders gebruiken?

Via placeholders kunnen velden automatisch herkend en toegewezen worden aan ondertekenaars. Dit kan op folderniveau ingesteld worden.

Kan ik meerdere documenten tegelijk uitsturen?

Quill ondersteunt dossiers: bundels van documenten die samen in één flow kunnen worden ondertekend.

Kan ik documenten gelijktijdig verzenden naar verschillende ontvangers?

U kan documenten verzenden naar verschillende ontvangers, zodat zij deze gelijktijdig of – indien nodig – in een bepaalde sequentie kunnen ondertekenen.

Kan de ontvanger verschillende documenten gelijktijdig ondertekenen?

De ontvanger kan verschillende documenten gelijktijdig in bulk ondertekenen.

Is de inhoud van een ondertekend document verzegeld?

Ja, een elektronische/digitale handtekening verzegelt het document.

Hoe loggen medewerkers in?

Standaard loggen medewerkers in met een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor organisaties is er ook de mogelijkheid om gebruik te maken van Single Sign-On (SSO) via Microsoft Entra ID, zodat medewerkers veilig en eenvoudig toegang krijgen.

Kan ik gebruikers automatisch provisioneren?

Quill ondersteunt SCIM 2.0 voor automatische provisioning en deprovisioning van gebruikers en groepen. Dit zorgt ervoor dat accounts en rechten altijd synchroon lopen met uw identiteitsplatform.

Kan ik meerdere e-mailadressen koppelen aan één gebruiker?

In Quill is het e-mailadres de unieke identifier van een gebruiker. Elke gebruiker heeft dus precies één e-mailadres in het systeem.

Welk e-mailadres wordt gebruikt om uitnodigingen te versturen?

U kan een eigen From-adres configureren voor het versturen van uitnodigingen. Hiervoor moeten SPF- en DKIM-records correct ingesteld zijn.

Waar komen vragen van ondertekenaars terecht?

Alle uitgaande mails bevatten een reply-to supportmailbox. Het is aanbevolen om dit in Quill in te stellen, zodat vragen van eindgebruikers rechtstreeks bij uw organisatie terechtkomen en niet bij Dioss.

Kan Quill herinneringen sturen?

U kan automatische reminders instellen (bijvoorbeeld na 2, 5 en 10 dagen) of handmatig reminders versturen, zowel per document als per reeks documenten.

Met welke systemen kan Quill integreren?

Quill ondersteunt integraties met onder andere:

• Documentopslag: Google Drive, SharePoint, Azure Files, SFTP
• Automatisatie: Webhooks en REST API’s
• Authenticatie & provisioning: Microsoft Entra ID, Google of andere IdP’s via OIDC/SSO, SCIM

Kunnen we metadata of custom fields doorgeven?

Via API’s en webhooks kan metadata worden meegestuurd of gebruikt voor filtering.

Is Quill GDPR-compliant?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt waar noodzakelijk en altijd bewaard binnen de EU.

Hoe worden documenten beveiligd?

• Digitale handtekeningen worden opgeslagen in PAdES-LTV formaat, met tijdstempel (TSA).
• Alle data is versleuteld, zowel in rust als tijdens transport.

Welke certificeringen heeft Quill?

Dioss Smart Solutions is ISO 27001 gecertificeerd. Er worden regelmatig penetratietests uitgevoerd.
ISO 27001 is een internationale standaard voor een Information Security Management System (ISMS) met juridische, fysieke en technische controles om risico’s te beheren.
We werken volgens dit systeem om georganiseerd en veilig te opereren en streven continu naar verbetering. Dioss Smart Solutions wordt regelmatig geaudit door een geaccrediteerde certificeringsinstantie.

Gebruikt het Quill-platform eIDAS-compliant ondertekenmethoden?

Het Quill-platform voldoet aan de strenge Europese eIDAS-verordening.

Is het Quill-platform AVG-compatibel?

Quill voldoet aan de AVG en verwerkt enkel persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten. Meer informatie vindt u in onze privacy policy.

Hoe lang worden documenten bewaard?

De bewaartermijn kan worden geconfigureerd volgens uw eigen beleid of sectorvoorschriften. Hierbij gelden wel restricties:

• Voltooide documenten: tot maximaal 7 dagen na voltooiing.
• Documenten met openstaande acties: tot maximaal 30 dagen.

Is er een dashboard beschikbaar?

Quill beschikt over een Insights-dashboard dat inzicht geeft in het gebruik. Deze data kan eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel voor verdere rapportering of analyse.

Worden mijn persoonlijke gegevens ergens opgeslagen?

Persoonlijke gegevens worden enkel opgeslagen indien dit noodzakelijk is voor het aanbieden van de dienst. Daarnaast kan Quill beperkte gegevens gebruiken om u te contacteren voor feedback, om u te informeren over nieuwe functies of diensten, of om geanonimiseerde gegevens op te nemen in statistische analyses. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de dienst worden niet bewaard.