Hyboma is een Belgische bouw- en vastgoedgroep gespecialiseerd in woningbouw en projectontwikkeling. Dagelijks worden tientallen compromissen en verkoopdocumenten opgesteld en ondertekend. In nauwe samenwerking met klanten en notarissen zijn juridische zekerheid en volledige traceerbaarheid daarbij essentieel. Hyboma ging bewust op zoek naar een oplossing die de administratieve last verlaagt, zonder in te boeten op rechtsgeldigheid en controle bij digitale ondertekening.

De Uitdaging

Hyboma stelde vast dat niet elke digitale ondertekenoplossing dezelfde garanties biedt. Bij juridisch bindende contracten volstaat het niet dat een document “getekend” is — het moet ook onweerlegbaar vaststaan wie effectief heeft ondertekend.

De belangrijkste aandachtspunten:

• Onvoldoende identiteitscontrole bij ondertekening
• Geen koppeling met het rijksregisternummer, waardoor de echtheid moeilijk te verifiëren was
• Meerdere documentversies in omloop, zonder centraal overzicht
• Risico’s bij betwistingen of audits , waar sluitend bewijs vereist is
• Nood aan een oplossing die eenvoudig wordt aanvaard door klanten én notarissen
  
  Voor een organisatie die dagelijks met juridisch bindende documenten werkt, was dit een cruciale vereiste.

De oplossing

Hyboma koos voor Quill van Dioss Smart Solutions om het volledige ondertekeningsproces te digitaliseren, met maximale juridische zekerheid volgens Belgische en Europese normen.

Wat het verschil maakte

• Elke ondertekening is gekoppeld aan het rijksregisternummer van de ondertekenaar
• Volledige traceerbaarheid: wie tekende, wanneer en met welke identiteit
• Eén centraal digitaal archief, eenvoudig raadpleegbaar
• Een gebruiksvriendelijk platform dat snel werd opgepikt door medewerkers en klanten zonder complexiteit
• Belgische trustservices, afgestemd op de juridische realiteit van de bouw- en vastgoedsector

Het resultaat

Dankzij Quill van Dioss Smart Solutions verloopt de ondertekening van compromissen en verkoopdocumenten vandaag volledig digitaal én juridisch sluitend.
Concreet realiseerde Hyboma :

• Volledige rechtszekerheid en transparantie bij elke ondertekening
• Snellere doorlooptijden bij de ondertekening van contracten
• Betere interne opvolging en archivering
• Eenvoudige raadpleging van documenten door notarissen en interne teams
• Toegenomen vertrouwen in digitale ondertekening binnen de organisatie