"Dioss Smart Solutions sprong eruit door het gebruiksgemak en de duidelijke prijsstructuur. De opvolging is overzichtelijk en het bespaart ons elke dag tijd en kosten.”
Van Huele is een multidisciplinair Belgisch bouwbedrijf met meer dan 80 jaar ervaring in grondwerken, infrastructuur, waterbouw en wegeniswerken. Dagelijks werkt het bedrijf met een groot volume aan contracten en documenten, zowel richting klanten als aannemers en partners. In een projectgedreven omgeving waar timing, opvolging en correctheid zéér belangrijk zijn, zocht Van Huele naar een oplossing die administratieve processen vereenvoudigt en tegelijk volledig overzicht en zekerheid biedt bij documentondertekening.
De Uitdaging
Binnen Van Huele gebeurde de ondertekening en opvolging van documenten lange tijd op een manuele manier. Dat leidde tot vertragingen, extra administratie en een gebrek aan realtime inzicht in de status van contracten. De belangrijkste aandachtspunten:
- Traag en omslachtig ondertekenproces met papieren documenten
- Beperkt overzicht : moeilijk te volgen welke documenten ondertekend waren en door wie
- Hoge administratieve- en postkosten
- Nood aan een gebruiksvriendelijke oplossing aangepast aan de realiteit van de bouwsector.
- Belang van prijszekerheid en transparantie in kosten
- Interne documentstromen liepen al via een eigen ERP-systeem, waardoor de oplossing vooral extern een meerwaarde moest bieden.
De oplossing
Na het vergelijken van verschillende aanbieders koos Van Huele bewust voor Dioss Smart Solutions om het externe ondertekenproces te digitaliseren.
Wat doorslaggevend was:
- Eenvoud in gebruik: geen training nodig voor interne medewerkers of externe partijen
- Duidelijk overzicht van lopende en ondertekende documenten.
- Transparante en voorspelbare prijsstructuur
- Snelle digitale ondertekening zonder complexiteit
- Naadloze aansluiting op bestaande interne systemen, zonder impact op het ERP.
Het resultaat
Vandaag verloopt de ondertekening van externe documenten bij Van Huele volledig digitaal via Dioss Smart Solutions.
Concreet resulteert dat in:
- Snellere doorlooptijden bij contractondertekening
- Minder administratieve last en dus lagere kosten
- Volledig overzicht over alle lopende en afgeronde documenten
- Betere opvolging richting klanten en aannemers
- Een praktische oplossing die aansluit bij de dagelijkse werking op de werf én op kantoor
“We hebben verschillende partijen vergeleken, maar Dioss Smart Solutions sprong eruit door het gebruiksgemak en de duidelijke prijsstructuur. De opvolging is overzichtelijk en het bespaart ons elke dag tijd en kosten.”
Stefan, Van Huele
Maak uw documentenworkflow vandaag nog digitaal, veilig en razendsnel.
Het gebruiksvriendelijke platform voor goedkeuren, ondertekenen en verzenden van documenten. Het Quill platform ondersteunt Belgische eID kaarten, itsme® Sign, digitale handtekeningen, seals, SMS en email OTP en approvals.
Meer weten over Quill, onze eSigning oplossing? Neem vrijblijvend contact op met één van onze experts.
Find more about Quill