“Met Quill kan ik op elk moment raadplegen wie heeft ondertekend — inclusief rijksregisternummer. Dat maakt een wereld van verschil.”
Terug naar QuillHyboma is een Belgische bouw- en vastgoedgroep, gespecialiseerd in woningbouw en projectontwikkeling. Dagelijks worden tientallen compromissen en verkoopdocumenten opgesteld en ondertekend. In nauwe samenwerking met klanten en notarissen zijn juridische zekerheid en volledige traceerbaarheid daarbij essentieel. Hyboma ging bewust op zoek naar een oplossing die de administratieve last verlalaagt, zonder in te boeten op rechtsgeldigheid en controle bij digitale ondertekening.
De uitdaging
Hyboma stelde vast dat niet elke digitale ondertekenoplossing dezelfde garanties biedt.
Bij juridisch bindende contracten volstaat het niet dat een document enkel “getekend” is — het moet ook onweerlegbaar vaststaan wie effectief heeft ondertekend.
De belangrijkste aandachtspunten waren:
- Onvoldoende identiteitscontrole bij ondertekening
- Geen koppeling met het rijksregisternummer, waardoor de echtheid moeilijk te verifiëren was
- Meerdere documentversies in omloop, zonder centraal overzicht
- Risico’s bij betwistingen of audits, waar sluitend bewijs vereist is
-
Nood aan een oplossing die eenvoudig wordt aanvaard door zowel klanten als notarissen
Voor een organisatie die dagelijks met juridisch bindende documenten werkt, was dit een cruciale vereiste.
De oplossing
Hyboma koos voor Quill van Dioss Smart Solutions om het volledige ondertekeningsproces te digitaliseren, met maximale juridische zekerheid in lijn met Belgische en Europese normen.
Wat het verschil maakte:
- Elke ondertekening is gekoppeld aan het rijksregisternummer van de ondertekenaar
- Volledige traceerbaarheid: wie tekende, wanneer en met welke identiteit
- Eén centraal digitaal archief, eenvoudig raadpleegbaar
- Een gebruiksvriendelijk platform dat snel werd opgepikt door medewerkers en klanten, zonder complexiteit
- Belgische trustdiensten afgestemd op de juridische realiteit van de bouw- en vastgoedsector
Het resultaat
Dankzij Quill van Dioss Smart Solutions verloopt de ondertekening van compromissen en verkoopdocumenten vandaag volledig digitaal én juridisch sluitend.
Concreet realiseerde Hyboma:
- Volledige rechtszekerheid en transparantie bij elke ondertekening
- Snellere doorlooptijden bij contractondertekening
- Betere interne opvolging en archivering
- Eenvoudige raadpleging van documenten door notarissen en interne teams
- Toegenomen vertrouwen in digitale ondertekening binnen de organisatie
“Bij andere platformen wist ik niet altijd wie écht had ondertekend. Met Quill kan ik op elk moment consulteren wie heeft ondertekend — inclusief rijksregisternummer. Dat maakt een wereld van verschil.”
Wouter, Hyboma
Maak uw documentenworkflow vandaag nog digitaal, veilig en razendsnel.
Het gebruiksvriendelijke platform voor goedkeuren, ondertekenen en verzenden van documenten. Het Quill platform ondersteunt Belgische eID kaarten, itsme® Sign, digitale handtekeningen, seals, SMS en email OTP en approvals.
Meer weten over Quill, onze eSigning oplossing? Neem vrijblijvend contact op met één van onze experts.
Meer info over Quill