Klantengetuigenis Dioss Smart Solutions - VIGC

Waarvoor staat het VIGC?

Het Vlaams Innovatiecentrum voor Grafische Communicatie (VIGC), is een toonaangevend en onafhankelijk kenniscentrum voor grafische communicatie in de Benelux en zet zich in om innovatie en ondernemerschap te ondersteunen binnen de brede grafische industrie.

Zij focussen hierbij op alle ondernemingen en organisaties met druk- en printactiviteiten, hun klanten en creatieve toeleveraars, waarbij ze hen informeren over en ondersteunen bij het invoeren van innovaties en best practices.

Het doel is de waardeketen binnen de sector kwaliteitsvoller, efficiënter en duurzamer te maken en de competitiviteit te versterken.

VIGC bevindt zich op het kruispunt van ontwikkelaars van technologie, grafische bedrijven en hun omgeving. Met duiding, tools, onafhankelijk advies, onderzoek en praktische ondersteuning wil het VIGC haar missie waarmaken: kennis overdragen naar kunnen.

Waarom kozen jullie voor Quill? Wat maakte het verschil tussen de andere leveranciers?

Bij de zoektocht naar een oplossing voor het digitaal verzenden van documenten aan de hand van (gekwalificeerde) Elektronische Handtekeningen, besloot VIGC samen te werken met een betrouwbare partner. De keuze viel op Dioss Smart Solutions.

Wat waren enkele uitdagingen of behoeften op het gebied van elektronische ondertekening voordat je het Quill platform ging gebruiken?

Wij moesten vaak lang wachten op een handtekening van een klant waarbij we veel tijd verloren en soms zelf opdrachten. Ook het beheer van de documenten was niet altijd overzichtelijk. Dit lossen we nu op met het Quill platform.

Hoe verliep de implementatie van het platform? Wat vinden jullie van Quill?

Dankzij de laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid van het platform was VIGC in staat om snel operationeel te worden. Voorheen was het ondertekeningsproces van bestelbonnen en contracten zeer arbeidsintensief. Ils, reeds meer dan 20 jaar Office Manager bij VIGC, benadrukt hoe Quill, ons e-signing platform, haar dagelijkse werklast drastisch heeft verminderd. De tijdsbesparing is enorm, waardoor ze zich nu kan richten op kerntaken en klantgerichte dienstverlening.

Wat zijn voor jullie de grootste pluspunten om Quill te gebruiken? Kan je wat concrete voorbeelden geven van de voordelen die je hebt ervaren door het gebruik van het Quill platform?

Met het overzichtelijke dashboard heeft Ils direct inzicht in alle documenten, waardoor vrijwel geen opvolging meer nodig is. Het versturen van herinneringen is eenvoudig, en documenten worden binnen de kortste keren door alle ondertekenaars getekend. Voorheen duurde dit proces dagen, inclusief de voorbereiding zoals printen, postverzending en de tijd die nodig was om de documenten bij de ondertekenaars te krijgen. Verslagen van de Raad van Bestuur, waarvoor meerdere handtekeningen nodig zijn, worden nu in een mum van tijd afgehandeld. De handtekeningen zijn rechtsgeldig en ondertekenaars hebben verschillende opties om te tekenen, waaronder via itsme, eID of een unieke SMS-code. Het platform is volledig cloudgebaseerd en toegankelijk via PC en smartphone.

Daarnaast zijn onze samenwerkingen met de overheid vereenvoudigd door de mogelijkheid om in één oogopslag rapportages op te halen. Templates en verplichte invulvelden (zoals rekeningnummer en rijksregisternummer) voorkomen dat er achteraf extra informatie moet worden opgevraagd. Frequent gebruikte contracten met leveranciers en onderaannemers worden eenvoudig beheerd, waarbij elke partij een getekend exemplaar ontvangt. Alle documenten kunnen via een API direct naar een specifieke map op SharePoint worden gestuurd.

Wat is jullie ervaring over de dienstverlening van Dioss Smart Solutions?

We waren aangenaam verrast. De interface is intuïtief en gemakkelijk te begrijpen, zelfs voor mensen die niet zo technisch onderlegd zijn. Het heeft ons echt geholpen om het proces van elektronische ondertekening soepeler te laten verlopen.Ils voegt hieraan toe dat de klantvriendelijkheid en begeleiding fantastisch zijn verlopen. Het prijskaartje was zeker geen issue; integendeel, we besparen aanzienlijk.

Wij kunnen Quill dan ook van harte aanbevelen.

Reach out to VIGC via the website www.vigc.be